Cómo cambiar de administrador de fincas paso a paso
La historia se repite una y otra vez.
Un edificio normal, con sus vecinos de toda la vida, algún piso alquilado, un local en los bajos. Y una sensación que va creciendo con los años: “esto no se está gestionando bien”.
Las averías tardan demasiado en arreglarse. Las cuentas son difíciles de entender. En las juntas, las mismas discusiones de siempre, pero pocas soluciones. El administrador habla, enseña papeles, pero la mitad de la sala sale igual de confundida que cuando entró.
Hasta que un día, después de una junta especialmente tensa, alguien suelta la frase que lo cambia todo:
“¿Y si cambiamos de administrador?”
En el departamento de administración de fincas de Grupo Hifemad asesores, en Madrid, hemos llegado muchas veces justo en ese punto. Llevamos más de 25 años gestionando comunidades y sabemos que el gran freno no es la falta de opciones, sino el miedo al lío.
La pregunta no es solo “cómo cambiar de administrador de fincas”, sino “cómo hacerlo sin que la comunidad se quede desatendida ni un solo día”.
Vamos a contarte cómo lo vivimos nosotros, desde dentro.
Cuando el problema con el administrador de fincas ya no es una queja puntual
El cambio casi nunca nace de un gran enfado de un día. Nace de pequeñas cosas que se acumulan.
Un vecino que pide un desglose de gastos y recibe un documento difícil de descifrar.
Un ascensor que falla cada dos por tres y nadie parece coordinar bien el mantenimiento.
Un correo con una consulta sencilla que queda sin respuesta durante semanas.
Al principio se comenta en el portal, en el ascensor, en el grupo de WhatsApp:
“Con lo que pagamos de comunidad, esto no es normal”.
Y poco a poco la idea va tomando forma: la gestión no está a la altura.
En muchas de las comunidades de Madrid que gestionamos ahora, el punto de partida fue exactamente este. No se trataba de una rabieta, sino de una pérdida de confianza. Y recuperar esa confianza con el mismo administrador es muy difícil.
Por eso cada vez más vecinos buscan administradores de fincas Madrid que les ofrezcan algo distinto, más transparencia y más implicación.
La primera reunión: poner palabras a lo que falla
En Hifemad lo primero que hacemos no es hablar de precios, sino sentarnos a escuchar.
En esa primera reunión, con el presidente y algunos vecinos, nos cuentan:
- Qué es exactamente lo que les ha hecho plantearse el cambio.
- Cómo están las cuentas, en la medida de lo posible.
- Si hay morosidad, obras paradas, conflictos entre vecinos.
- Cómo se desarrollan las juntas y qué sensación se llevan al salir.Ese rato de conversación vale mucho. Nos ayuda a entender no solo los números, sino el ambiente de la comunidad. Cada edificio tiene una historia, y antes de proponer nada hay que conocerla.
A partir de ahí, explicamos con claridad qué implicaría el cambio y resolvemos la duda clave que casi siempre aparece: “¿nos vamos a quedar en el aire si cesamos al administrador actual?”.
Mirar los papeles sin miedo
El siguiente paso es revisar el contrato con el administrador actual y la documentación básica de la comunidad.
Pedimos que nos faciliten el contrato y lo revisamos con el presidente. No se trata de llenar la conversación de términos legales, sino de dejar claras tres cosas sencillas:
- Cómo y cuándo se puede cesar al administrador.
- Si hay que avisar con un plazo determinado.
- En qué momento del año es más práctico hacer el cambio.
También pedimos ver, si es posible, las últimas cuentas aprobadas y el estado de la comunidad. Esto nos permite preparar una propuesta de administración de fincas ajustada a la realidad del edificio, no un presupuesto genérico.
De esta revisión sale una idea clara, una especie de mapa de dónde estáis y cuál sería el camino más sencillo para cambiar de administración sin sobresaltos.
¿Y si el presidente o parte de la comunidad no quiere mover el tema?
Aquí es donde entra la parte legal que conviene tener clara.
La Ley de Propiedad Horizontal permite que la junta se convoque no solo cuando el presidente lo considera oportuno, sino también cuando lo pida la cuarta parte de los propietarios o un grupo de propietarios que represente al menos el 25 % de las cuotas de participación.
En la práctica, esto significa que:
- Si el presidente no quiere tratar el tema del cambio de administrador, un grupo de vecinos que sume ese 25 % puede solicitar por escrito que se convoque junta para tratarlo.
- Lo correcto es requerir primero al presidente para que convoque esa junta. Si no lo hace en un plazo razonable, ese grupo puede promover la convocatoria para que el asunto se debata igualmente.Cuando acompañamos a comunidades en esta situación, les ayudamos a redactar ese requerimiento y a encauzar todo el proceso para que la convocatoria sea válida y no se pueda impugnar más tarde por un defecto formal.
La junta donde se toma la decisión
El cambio de administrador se aprueba en junta. Por eso acompañamos también en esa parte.
Ayudamos al presidente, o al grupo de propietarios que promueve el cambio, a preparar el orden del día e incluimos un punto específico sobre el cese del administrador actual y el nombramiento de uno nuevo.
Si la comunidad lo desea, acudimos a esa junta para explicar nuestra propuesta cara a cara. En esa reunión solemos aclarar dudas como:
- Qué servicios incluye nuestra gestión de administración de fincas.
- Cómo presentamos las cuentas.
- Cómo nos comunicamos con los vecinos.
- Qué pasará exactamente al día siguiente de aprobar el cambio.
No vamos a vender humo. Nuestro trabajo es que los vecinos voten sabiendo qué va a cambiar en la práctica. La comunidad decide. Si el acuerdo sale adelante, el acta de esa junta es el inicio formal de la nueva etapa.
Y ahí empieza lo delicado: el traspaso.
Traspaso de documentación y cuentas: que nada se quede colgado
Este es el momento que más preocupa. Muchos presidentes nos lo dicen con palabras muy parecidas:
“Mi miedo es que, al cambiar, nadie se ocupe de las facturas, del banco, de los proveedores”.
Por eso tenemos un procedimiento muy marcado para que la comunidad no tenga sensación de vacío.
En cuanto somos nombrados:
- Solicitamos al administrador saliente toda la documentación necesaria. Hablamos de libros de actas, contratos, pólizas de seguro, listado de propietarios, facturas y expedientes abiertos.
- Coordinamos el traspaso de las cuentas bancarias y de los saldos para que no se interrumpa el pago de servicios esenciales.
- Revisamos la situación de los recibos domiciliados y de los vecinos con deudas o derramas en marcha.
Esta parte la asumimos nosotros. La comunidad no tiene que llamar, insistir ni discutir. Sabemos cómo hacerlo, llevamos décadas dedicados a la administración de fincas en Madrid y respetamos siempre los cauces legales para que el cambio sea serio y ordenado.
Y hay algo más que cuidamos mucho.
Cuando el traspaso de documentación está completado, en un plazo aproximado de 15 días, en Grupo Hifemad convocamos la primera junta de presentación. En esa reunión:
- Nos presentamos oficialmente como nuevo despacho de administración de fincas y como uno de los administradores de fincas Madrid que va a tratar vuestra comunidad de forma cercana.
- Explicamos las primeras actuaciones realizadas y el plan de trabajo a corto plazo.
- Resolvemos dudas, escuchamos quejas antiguas y tomamos nota de prioridades.Esa primera junta marca el inicio real de la nueva etapa para los vecinos.
El “plan de choque” en los primeros meses
Tras el traspaso y la junta de presentación llega un periodo clave. Es el momento de ordenar la casa.
Analizamos con calma:
- Gastos habituales y contratos de mantenimiento.
- Posibles mejoras en proveedores, precios y servicios.
- Estado real de la morosidad y de las reclamaciones pendientes.
- Obras necesarias que se han ido aplazando.
Con todo eso preparamos un plan de acción que comentamos con el presidente y, si hace falta, en una junta específica. A veces hay decisiones fáciles de tomar que ya generan alivio inmediato, como negociar un contrato de mantenimiento muy antiguo o reestructurar la forma de reclamar deudas.
El objetivo es que los vecinos noten que no solo ha cambiado el nombre del administrador, sino la forma de trabajar.
Transparencia y cercanía, o lo que cambia en el día a día
Al final, lo que hace que una comunidad esté tranquila es algo bastante simple: saber qué pasa con su dinero y sentir que, cuando surge un problema, alguien responde.
Por eso ponemos mucho cuidado en dos aspectos:
Cuentas comprensibles.
Las cuentas no son para contables, son para vecinos. Las presentamos de forma clara, explicamos los movimientos importantes y damos acceso a la documentación cuando se solicita. Si algo no se entiende, se explica.
Comunicación ágil.
Teléfono, correo y, cuando está implantado, herramientas digitales para incidencias. Lo importante es que haya una respuesta y un seguimiento. Esa sensación de “he escrito y nadie me contesta” es una de las mayores fuentes de desgaste en una comunidad.
Con el tiempo, la tensión de las juntas baja. Se discute, como en cualquier comunidad, pero ya no hay una sensación permanente de descontrol.
Si vuestra comunidad ya está en ese punto de cambiar de administrador de fincas
Si mientras leías esto has reconocido situaciones de tu propia finca, quizá la pregunta ya no sea “si” cambiar, sino “cuándo” y “cómo hacerlo bien”.
Los pasos son claros:
- Hablar entre varios vecinos y con el presidente sobre los problemas reales.
- Revisar el contrato actual con el administrador.
- Pedir una propuesta seria a un despacho que os dé confianza.
- Llevar el tema a junta y decidir.
- Dejar que el nuevo administrador organice el traspaso y esa primera junta de presentación.
En contacta con el Grupo Hifemad asesores, nuestro departamento de administración de fincas en Madrid se encarga de acompañar a la comunidad desde la primera reunión hasta que todo está funcionando con normalidad.
Si sentís que vuestra comunidad está desatendida y estáis buscando administradores de fincas Madrid que os escuchen y se impliquen, podéis llamarnos o pedir un presupuesto sin compromiso. Hablaremos de vuestro edificio, de lo que os preocupa y de cómo podemos ayudaros a que la gestión vuelva a estar donde tiene que estar: en manos de un equipo profesional, transparente y ágil, especializado en la administración de fincas para comunidades como la vuestra.
